Klyndhex CRM
Manual de Uso del Sistema
📑 Índice de contenidos
1. Roles del sistema
Klyndhex CRM tiene 4 roles internos que determinan qué secciones y acciones están disponibles
| Icono | Rol | Descripción | Acceso principal |
|---|---|---|---|
| 👤 | kh_agente | Agente de ventas. Gestiona leads asignados, envía emails y crea alertas y notas. | Leads, Emails, Alertas, Notas, Tickets propios |
| 👁 | kh_director | Director de equipo. Todo lo del agente más acceso al dashboard CEO y Agent Report completo. | Todo del agente + Agent Report + exportar Excel |
| ⚙️ | administrator_mci | Administrador MCI. Puede configurar plantillas, importar datos masivos y ver todos los leads. | Todo + Importación CSV + Plantillas email |
| 🔑 | administrator | Acceso total al sistema incluyendo wp-admin, configuración de roles y ajustes globales. | Acceso completo a todo |
2. Acceso y login
Cómo acceder al sistema y gestionar contraseñas
🌐 URL de acceso
El panel de Klyndhex CRM es accesible desde:
Al entrar se solicitará el usuario y contraseña de WordPress. Una vez autenticado, el sistema redirige automáticamente al panel CRM.
🔑 Recuperación de contraseña
Ve a la URL del CRM y haz clic en “¿Olvidaste tu contraseña?”
Recibirás un enlace de recuperación en tu correo registrado.
Contacta con el administrador para que resetee tu contraseña desde wp-admin → Users.
3. Gestión de leads
El núcleo del CRM — gestión completa del ciclo de vida de cada cliente
📋 Listado de leads
La sección principal muestra todos los leads/clientes asignados. Puedes buscar, filtrar y ordenar por cualquier campo.
➕ Crear un lead nuevo
Botón en la parte superior derecha del panel de leads.
Nombre, empresa, email, teléfono, país. Los campos marcados con * son obligatorios.
Selecciona el estado inicial (normalmente “Nuevo”) y el agente responsable.
El sistema registra automáticamente la fecha de creación y el usuario que lo creó.
📊 Estados de un lead
| Estado | Descripción | Acción típica |
|---|---|---|
| Nuevo | Lead recién creado, pendiente de primer contacto | Enviar email de presentación |
| Contactado | Se ha realizado el primer contacto | Crear alerta de seguimiento |
| En negociación | Propuesta enviada, esperando respuesta | Ticket de seguimiento activo |
| Cerrado | Cliente ganado, contrato firmado | Registrar en sistema de contratos |
| Perdido | Oportunidad descartada | Añadir nota con motivo de pérdida |
4. Sistema de emails
Envío de emails directamente desde el CRM con plantillas predefinidas y editor visual
📤 Enviar un email a un lead
Haz clic en el nombre del lead desde el listado principal.
Se abre el modal de composición con el editor visual Quill.
Elige una plantilla predefinida para rellenar asunto y cuerpo automáticamente. Puedes editarla libremente antes de enviar.
El sistema registra el envío en el historial del lead y la acción queda reflejada en el Agent Report.
📝 Plantillas de email
Las plantillas permiten estandarizar las comunicaciones y ahorrar tiempo. Cada plantilla tiene asunto, cuerpo en HTML y firma opcional.
| Acción | Rol mínimo | Descripción |
|---|---|---|
| Ver plantillas | kh_agente | Seleccionar plantillas al enviar emails |
| Crear plantilla | administrator_mci | Nueva plantilla desde la sección Plantillas |
| Editar plantilla | administrator_mci | Modificar asunto, cuerpo y firma |
| Eliminar plantilla | administrator | Solo administradores del sistema |
📬 Historial de emails
Cada email enviado queda registrado en el perfil del lead y en el historial global. Puedes ver:
- Fecha y hora del envío
- Destinatario y asunto
- Agente que lo envió
- Plantilla utilizada (si aplica)
5. Alertas
Sistema de recordatorios y alertas para seguimiento de leads
➕ Crear una alerta
Las alertas son recordatorios vinculados a un lead. Se crean desde el perfil del lead.
Abre el lead y busca la sección “Alertas” en el panel lateral o en la pestaña correspondiente.
Rellena el mensaje de la alerta, la fecha y hora de vencimiento.
Por defecto se asigna a ti. Los directores pueden asignarla a otro agente.
📋 Panel de alertas
El panel de alertas muestra todas las alertas activas ordenadas por fecha. Las alertas vencidas aparecen resaltadas en rojo.
6. Notas de clientes
Registro de observaciones, llamadas y seguimientos asociados a cada lead
📝 Añadir una nota
Las notas quedan permanentemente vinculadas al lead. Son visibles para todos los agentes con acceso al lead.
- Accede al perfil del lead → pestaña “Notas”
- Escribe el contenido de la nota
- Haz clic en “Guardar nota”
- La nota queda registrada con tu nombre y la fecha/hora
7. Tickets
Sistema de gestión de tareas y seguimiento de operaciones con clientes
🎫 Estados de un ticket
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Abierto | 🔵 Azul | Ticket recién creado, pendiente de gestión |
| En Proceso | 🟡 Amarillo | Asignado y siendo trabajado por un agente |
| Resuelto | 🟢 Verde | Ticket completado satisfactoriamente |
| Cerrado | 🔴 Rojo | Ticket cerrado definitivamente |
➕ Crear un ticket
Desde el panel principal → pestaña Tickets → Crear Ticket.
Busca el lead por nombre, email o ID. El ticket quedará asociado a ese cliente.
Asunto, descripción, prioridad (Alta / Media / Baja) y departamento asignado.
El ticket queda registrado. Los directores pueden reasignarlo a cualquier agente.
8. Importar / Exportar
Carga masiva de leads desde CSV y exportación de datos
📥 Importar leads desde CSV
El importador tiene un flujo en 3 pasos con mapeo visual de columnas:
Ve a Importar / Exportar → selecciona tu archivo .csv → clic en “Siguiente → Ver mapeo de columnas”.
El sistema detecta automáticamente las columnas del CSV de MCI y las mapea en verde. Las columnas no reconocidas las puedes mapear manualmente con el desplegable. Las que no quieras importar, déjalas en “— Ignorar columna —”.
Haz clic en “🚀 Importar X registros”. El sistema normaliza fechas automáticamente y salta filas sin nombre ni ID.
📤 Exportar datos
| Exportación | Formato | Contenido |
|---|---|---|
| Exportar leads actuales | .csv | Todos los leads visibles con filtros aplicados |
| Descargar plantilla vacía | .csv | Cabeceras del CSV para importación |
| Excel resumen de actividad | .xlsx | KPIs del equipo por agente (desde Agent Report) |
| Excel completo por agente | .xlsx | Una pestaña por agente con detalle de acciones |
9. Agent Reports
Dashboard de actividad del equipo con métricas, gráficos y exportación
📊 Dashboard CEO — Panel principal
El dashboard muestra la actividad del equipo en el periodo seleccionado. Incluye:
📧 Envío automático del informe
El sistema puede enviar el informe automáticamente por email en la frecuencia configurada. El email incluye:
- 📊 informe-resumen.xlsx — KPIs totales por agente
- 📋 informe-completo.xlsx — Detalle de acciones por agente (una pestaña cada uno)
- 🔗 Enlace al informe visual — Página HTML con gráficos, válido 72 horas sin necesidad de login
⚙️ Configuración del envío automático
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Activar envío | Checkbox para activar/desactivar el cron de envío |
| Destinatarios | Emails separados por coma (ej: ceo@empresa.com, director@empresa.com) |
| Frecuencia | Semanal (día fijo) o cada X días |
| Hora de envío | Hora del servidor en que se enviará el email |
| Excluir del informe | Usuarios que no aparecen en las métricas (admins, CEOs, etc.) |
🖨️ Exportar el informe a PDF
Usa los filtros de fecha del dashboard CEO para seleccionar el rango que quieres exportar.
Se abre una nueva ventana con el informe completo listo para imprimir.
Usa Ctrl+P o el botón “Imprimir / PDF” de la página. Selecciona “Guardar como PDF” en el diálogo de impresión.
10. Configuración del sistema
Ajustes globales — solo para administradores
📧 Configuración de firma de email
La firma corporativa se añade automáticamente a todos los emails enviados desde el CRM. Se configura en:
wp-admin → Klyndhex CRM → Config. Emails
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Logo URL | URL de la imagen del logo de la empresa |
| Nombre del equipo | Texto que aparece como “firmado por” |
| Departamento | Departamento que firma el email |
| Teléfono | Teléfono de contacto en la firma |
| Web | URL del sitio web corporativo |
| Email fijo | Email de respuesta en la firma |
🕵️ Configuración de Agent Reports
Los ajustes del sistema de monitorización se configuran en:
wp-admin → 📊 MCI Reports → 🔧 Ajustes
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Roles monitorizados | Qué roles de usuario se incluyen en el tracking de actividad |
| Tiempo de inactividad | Minutos sin actividad para pausar el contador de tiempo activo |
| Retención de datos | Días que se conservan los eventos antes de limpiarse automáticamente |
11. Tabla completa de permisos
Referencia rápida de qué puede hacer cada rol en cada sección del CRM
12. Preguntas frecuentes
Respuestas a las dudas más comunes del equipo
❓ No puedo ver los leads de mis compañeros
El rol kh_agente solo ve los leads asignados a él mismo. Si necesitas ver leads de otros agentes, contacta con tu director o administrador para que te asignen el rol kh_director.
❓ El email no se envió correctamente
Verifica que el lead tenga una dirección de email válida. Si el problema persiste, revisa la configuración SMTP con el administrador del sistema.
❓ El informe del Agent Report no muestra mi actividad
Comprueba que tu rol esté incluido en los “Roles monitorizados” de la configuración del sistema (wp-admin → MCI Reports → Ajustes). Si no apareces, el administrador debe añadir tu rol a la lista.
❓ El enlace del informe por email ha caducado
Los enlaces del informe enviados por email tienen una validez de 72 horas. Tras ese tiempo caducan por seguridad. Solicita al responsable que configure un nuevo envío desde el panel de Agent Reports.
❓ Importé un CSV pero algunos registros no se importaron
Los registros que no tienen al menos un nombre de cliente o un ID de cliente se omiten automáticamente. Revisa el CSV y asegúrate de que esas columnas estén mapeadas correctamente en el paso 2 del importador.
❓ No veo el botón “Excluir del informe” en el dashboard
Este selector solo aparece si hay usuarios con roles monitorizados en el sistema. Si el panel está vacío, verifica que los agentes tienen los roles correctos asignados en wp-admin → Users.